„Wir haben zu viel Zeit damit verbracht, Dokumente zu suchen“.

Unter dem Titel „Legal Tech – erfolgreicher Einsatz in der Rechtsabteilung“ lud Wolters Kluwer Juristen aus den Rechtsabteilungen regionaler Unternehmen ein, sich über den Status Quo und die Zukunft von Legal Tech in Rechtsabteilungen auszutauschen. Am 7. November 2018 war es soweit. 50 Unternehmensvertreterinnen und -vertreter waren zu Gast in den Räumen der Kanzlei SKW Schwarz Rechtsanwälte in München. Das gemeinsame Interesse der Workshop-Teilnehmer: zu erfahren, wie andere Rechtsabteilungen mit den Möglichkeiten der Digitalisierung umgehen und auf welche Tools sie dabei zurückgreifen.

Den Rahmen des Workshops bildeten Matthias Fischer, Jan Borowski und Marc Michahelles von Wolters Kluwer. Sie loteten die Bedeutung der Digitalisierung für die Rechtsabteilung aus und stellten vor, welche Möglichkeiten Wolters Kluwer für Unternehmensjuristen bietet. Ebenfalls mit Spannung erwartet waren die Berichte von Carsten Knecht von der Messer Group und Vedran Beslač von der ARWE Holding GmbH zu den Rechtsabteilungslösungen winra und Legisway.

Erfahrungsberichte von Syndikus zu Syndikus

Am Beginn der Suche nach einer passenden Legal Tech-Lösung stand für beide die Erkenntnis, dass das Suchen von Dokumenten zu viel Zeit kostet. Das einmalige Eingeben von Daten und die Möglichkeit, diese bei Bedarf an nur einer Stelle ändern zu müssen, sowie die Dokumente zentral und für alle Nutzer einsehbar ablegen zu können, bedeuten eine wesentliche Arbeitserleichterung im Alltag, so beide Anwender.

Die Rechtsabteilung der Messer Group hatte sich 2011 für die Einführung von winra entschieden. Als Anforderungen kristallisierten sich u.a. eine praktisch handhabbare Dokumenten und Mail-Verwaltung sowie einer Wiedervorlagen-Funktion heraus, so Knecht. Mit winra zeigte er sich im Ergebnis sehr zufrieden. Außerdem habe sich bewährt zu prüfen, welche Software bereits im Unternehmen vorhanden sei und zu prüfen, ob diese noch intensiver ggf. effizienter genutzt werden könne.

Weitere Tipps für eine erfolgreiche Software-Einführung

Sowohl in den Vorträgen sowie in den Pausen stand die Weitergabe von praktischen Erfahrungen bei der Einführung neuer Hilfen im Vordergrund. Eine der Grundregeln: „Erstmal klein anfangen.“ Wenn Sie dann Erfolge vorweisen können, fällt es Ihnen sehr viel leichter, Ihre Vorgesetzten von der Einführung einer bestimmten Software zu überzeugen. Große Projekte erzeugen hingegen zu Beginn häufig unnötig großen Widerstand. Von ähnlichen Erfahrungen konnte auch Jan Borowski, Produktmanager Legal Tech Solutions bei Wolters Kluwer, berichten. Mit Legal SmartDocuments stellte er eine Lösung live vor, mit der Dokumentenautomatisierung sicher und leicht gelingt.

Was bietet der Legal Tech-Markt aktuell?

Einen Überblick über verschiedene am Markt vertretene Software für Rechtsabteilungen bot Stefan Schicker, Managing Partner bei SKW Schwarz Rechtsanwälte und Gastgeber der Veranstaltung. Für welche man sich auch entscheide, wichtig sei es, die Anforderungen genau zu formulieren und dann zu entscheiden. Hier schloss sich der Kreis zu den Anwenderberichten.

Zum Schluss wagte der IT-Anwalt und langjährige Begleiter der Legal-Tech-Entwicklung Schicker dann noch einen Blick in die digitale Zukunft. Sein Analyse: Für die Anwaltschaft in Deutschland sei es entscheidend, in die eigene technische Kompetenz zu investieren. Sich heute mit technischen Möglichkeiten wie Vertragserstellungssoftware zu befassen, um morgen wettbewerbsfähig zu sein – selbst wenn der „return on invest“ nicht ursprünglich im anwaltlichen Denken verankert sei.

Im Anschluss an seinen Vortrag nutzen die Teilnehmer die Gelegenheit, sich zu vernetzen und das Gespräch über die eigenen Erfahrungen mit Legal Tech zu intensivieren.