Change, Erfolgsstrategie und "technical Minds"


Teil 2 unseres Interviews mit Jens Leichthammer

Im ersten Teil unseres Interviews berichtete der Group Legal Counsel & Group Privacy Officer von Messer, Jens Leichthammer, darüber, wie sich sein Unternehmen dem digitalen Wandel stellt.

Wir erfuhren von der rasant steigenden Arbeitsbelastung in den Rechtsabteilungen und einem daraus resultierenden Digitalisierungsdruck. Und davon, dass zu Beginn aller Digitalisierungsbestrebungen immer die Frage steht, ob es sich gerade an dieser Stelle lohnt, den erforderlichen Aufwand zu betreiben.

Im zweiten Teil unseres Interviews sprechen wir mit Jens Leichthammer über die Widerstände, die entstehen, wenn die alten Pfade verlassen und neue beschritten werden sollen und über die Schlüsselrolle einer empathischen und transparenten Kommunikation. Außerdem erfahren wir, warum es so wichtig ist, in die technischen Qualifikationen der Mitarbeiter zu investieren.

Herr Leichthammer, im ersten Teil unseres Interviews berichteten Sie, dass Sie schon ein gutes Stück voran gekommen sind auf dem Weg hin zu einer digitalisierten und prozessoptimierten Rechtsabteilung. Verraten Sie uns Ihre Erfolgsstrategie?

„Erfolgsstrategie“ klingt so, als wären wir schon am Ziel, als wären wir schon auf der Spitze des Berges angekommen. Das ist natürlich nicht so. Aber wir haben gemerkt, dass die schrittweise Digitalisierung und Optimierung von Arbeitsprozessen der einzig wahre Weg ist. Was uns weiter bringt, ist sich immer zu fragen: Welche Prozesse gibt es und wo lohnt es sich, diese zu optimieren? Erst im Anschluss schaut man nach geeigneten Lösungen im Kontext des jeweiligen Prozesses. Es war eine wichtige Erkenntnis zu lernen, vom Prozess aus zu denken.

Etwas, was mir auch ganz wichtig ist: Man kann natürlich eine Digitalisierungsstrategie auch nur innerhalb der Rechtsabteilung abbilden und ausbauen. Meines Erachtens macht es aber wenig Sinn, eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, ohne zu berücksichtigen, wo das gesamte Unternehmen in dieser Frage steht. Man sollte sich daher immer fragen: Welche Digitalisierungsprozesse gibt es im Unternehmen bereits?

“Nichts geht über frühzeitige
und empathische Kommunikation.“

„Kommunikation“ ist für mich dabei ein nicht hoch genug einzuschätzender Schlüsselbegriff. Denn auch die Vernetzung mit anderen Abteilungen ist extrem wichtig. Denn wie oft ist es so, dass eine Abteilung eine Lösung nur für sich entwickelt, abgekapselt wie in einer Nussschale. Und spätestens, wenn es dann zur Budgetfrage kommt, erfährt man: „Moment mal: Wir haben so etwas schon!“ Vielleicht ist das nicht genau das Gleiche. Aber eine Lösung in der Art gibt es schon.

Das ist für mich eben auch eine der wesentlichen Erfolgsstrategien: Sich mit anderen Abteilungen auszutauschen und sich bemühen, die Digitalisierungsstrategie des gesamten Unternehmens zu verstehen, damit man seine Lösungen nicht aneinander vorbei entwickelt. Auch das ist eine Frage der Effizienz.

„winra hat uns in der Digitalisierung einen riesigen Schritt weiter gebracht.“

winra beispielsweise ist so ein Produkt, das uns in der Rechtsabteilung extrem geholfen hat, weil wir es für unsere Aktenverwaltung einsetzen. winra bietet darüber hinaus auch Möglichkeiten, das Programm zur Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zu nutzen und mobil auf die Akten zuzugreifen. Aufgrund der identifizierten Prozesse werden wir diese „Online-Akte“ jetzt einmal testen. Denn die Möglichkeit des mobilen Zugriffs und der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, oder zumindest auch mit Kollegen aus anderen Jurisdiktionen, ist für uns sehr interessant.

Gibt es noch etwas, was Sie Ihren Kollegen gern mitgeben möchten?

Ja, ich habe es bereits angerissen: Für mich ist es ganz wichtig, in Prozessen zu denken und durch deren Analyse Probleme zu identifizieren, also zu identifizieren, aus welchem Bedarf heraus und aus welchen Gründen es sich lohnt, nach einer digitalen Lösung zu suchen. Was damit einhergeht – und das ist etwas, bei dem man an vorderster Front kämpfen sollte – ist die digitale Kompetenz und Awareness und vor allem das entsprechende Mindset aller an dem Prozess Beteiligten, also in erster Linie der Mitarbeiter.

Wir haben gemerkt – und das ist auch ein Learning aus den Bestrebungen der Rechtsabteilung – dass die Digitalisierung und der Einsatz von neuen Tools am Ende des Tages Change- Management-Prozess sind. Es geht darum, Veränderungen in Prozessen zu etablieren. Das kann man allein für die Rechtsabteilung betrachten, das kann und sollte man aber auch auf einer höheren Ebene im Kontext des gesamten Unternehmens berücksichtigen. Wir als Rechtsabteilung versuchen daher, Change Prozesse generell und damit die Digitalisierung im Speziellen voranzutreiben. Dabei ist es unglaublich wichtig, dass man die Menschen abholt, ihnen den Mehrwert einer solchen Veränderung aufzeigt und sie bereit macht für diesen Wandel, diesen „Change-Prozess“. Denn genau das fällt vielen sehr schwer. Häufig hört man die typische Aussage: „Warum müssen wir das denn ändern, das haben wir doch schon immer so gemacht, das funktioniert doch.“ Um nicht auf noch mehr Widerstände zu stoßen, ist es daher unglaublich wichtig, dass man die Kollegen früh abholt, dass man sie früh involviert, ihnen früh den Mehrwert aufzeigt und sie am besten auch daran partizipieren lässt.

„Auf das Mindset kommt es an
und darauf, frühzeitig auf die Kollegen zuzugehen.“

Ganz schlecht ist es, wenn man den Kollegen einfach etwas vorsetzt nach dem Motto: „So. Ab morgen machst du das so.“ Dann wird es meiner Erfahrung nach sehr schwer, etwas Neues zu implementieren. Wenn man die Leute erreichen will, wenn man wirklich etwas umsetzen und verändern will, dann muss man die betroffenen Personen frühzeitig einbinden. Das ist nichts, was aus der Digitalisierung selbst heraus erwächst, sondern vielmehr ein interdisziplinärer Ansatz aufgrund von Erfahrungen, die ich gemacht habe. So ein Veränderungsprozess muss am Ende auch von oben gelebt werden. Denn wenn kein „Tone-from-the-top“-Ansatz dahintersteht, oder im besten Fall sogar ein „Tone-from-everywhere“, dann wird die Akzeptanz unglaublich schwierig. Hier kommen wir wieder zum Stichwort „Kommunikation“ zurück.

Sie sagen, was Sie machen ist eigentlich Change Management – von Hause aus sind Sie ja Rechtsanwalt. Sind Sie denn in diesem Bereich besonders geschult?

Ich bin sehr technikaffin. Das ist bei beim Thema Digitalisierung und den damit einhergehenden Veränderungsprozessen mit Sicherheit hilfreich. Da ich darüber hinaus unter anderem die Messer Information Services GmbH, die IT-Gesellschaft von Messer, rechtlich betreue, habe ich einen sehr guten Zugang zu den Kollegen von der IT. Wir arbeiten eng zusammen, und ich spreche bis zu einem gewissen Grad auch ihre Sprache. Das hilft natürlich. Aber nichts desto trotz: Ich glaube, das ist vor allem eine Typ-Frage. Man muss es einfach wollen. Ich habe keine ausdrückliche Qualifikation im Bereich Change Management oder Kommunikation. Ich bin aber in unserer Rechtsabteilung einer derjenigen, die den Change-Prozess vorantreiben, getrieben vor allem durch Neugier – im Sinne eines puren eigenen Interesses an der Digitalisierung.

Herr Leichthammer, vielen Dank für das Gespräch!

Sie möchten erfahren, wie winra Ihnen in Ihrer Rechtsabteilung helfen kann oder bei unserem nächsten „Legal Tech-Workshop“ dabei sein?

Gerne! Schreiben Sie uns eine E-Mail an vertrieb.software-recht@wolterskluwer.com und wir nehmen Kontakt mit Ihnen auf.

Sie wollen mehr darüber erfahren, wie Jens Leichthammer und die Messer Group die Digitalisierung meistern?

Lesen Sie auch den ersten Teil unseres Interviews.