"Augen auf und mitten hinein."

Jens Leichhammer, winra-Kunde, Group Legal Counsel und Group Privacy Officer bei Messer, hat uns Einblick in den laufenden Prozess gewährt. Offen, ehrlich und mit der Erkenntnis: „Man braucht erstmal ein Problem.“

Zum Einstieg, Herr Leichthammer: Sie sind Group Legal Counsel & Group Privacy Officer bei dem Industriegasehersteller Messer. Was genau ist Ihre Aufgabe?

Ich bin Group Legal Counsel in der Rechtsabteilung und besetze zudem seit Dezember 2018 die neu geschaffene Funktion des Group Privacy Officers bei Messer. In dieser Position beschäftige ich mich losgelöst von meinen Aufgaben als Rechtsanwalt in der Rechtsabteilung zusätzlich mit dem Ausbau und der Implementierung des Datenschutzes bei Messer weltweit. Ich bin dabei nicht der Datenschutzbeauftragte von sämtlichen Messer-Gesellschaften, sondern vielmehr in einer übergeordneten Rolle für die Koordination und strategische Umsetzung des Projekts Datenschutz bei Messer global verantwortlich.

Aus Ihrer persönlichen Sicht: Welche Trends beobachten Sie im Bereich der Rechtsabteilungen?

Mein Eindruck ist, dass das Thema Digitalisierung in den vergangenen Jahren enorm an Bedeutung gewonnen hat. Das gilt nicht nur für Legal Tech, sondern für die Digitalisierung insgesamt.

In der Rechtsabteilung von Messer ist es generell so, dass alle Anfragen und Projekte sehr „tailor-made“ umgesetzt werden. So kommt z.B. ein Anruf oder eine E-Mail aus einer Fachabteilung, auf die dann sehr individuell, qualitativ hochwertig und mit hohem Aufwand eingegangen wird.

Aufgrund des enormen Anstiegs der Arbeitsbelastung in den letzten Jahren, gibt es bei uns allerdings immer wieder Bestrebungen zu analysieren, ob es nicht Arbeitsschritte gibt, die man automatisieren kann. Es wird daher versucht, verschiedene Ansatzpunkte zu finden, an welchen Stellen man Arbeitserleichterungen schaffen kann. Darauf wird schon aus dem dringenden Bedarf heraus ein immer größer werdender Fokus gelegt.

Wenn man über Trends spricht, kann die gestiegene Arbeitsbelastung durchaus als einer der Treiber der Digitalisierung innerhalb der Rechtsabteilung identifiziert werden.

Welche Konsequenzen hat die höhere Arbeitsbelastung für Ihre Arbeit? Zwingt Sie das, neue Lösungen zu suchen?

Absolut. Und dafür müssen wir als erstes schauen: Welche Prozesse gibt es denn überhaupt? Denn es macht keinen Sinn, irgendein Tool für irgendetwas zu suchen. Es gibt mittlerweile viele Legal Tech-Tools, Software- und andere digitale Lösungen auch für die Rechtsabteilung, aber man braucht erstmal ein identifiziertes und definiertes Problem, bevor man zu einer passenden und sinnvollen Lösung kommt.

Daher haben wir für uns erkannt: Wir müssen zunächst einmal schauen, welche Prozesse gibt es innerhalb der Rechtsabteilung, die es zu digitalisieren lohnt. Denn nicht jeder Prozess ist dafür geeignet. Dazu fällt mir immer dieser passende Spruch ein: „Was passiert, wenn Sie einen dummen Prozess digitalisieren? – Dann haben Sie einen dummen digitalen Prozess.“ Dies kann ich nur zu einhundert Prozent bestätigen. Daher gilt also für uns zunächst einmal zu schauen, an welchen Stellen Digitalisierung wirklich Sinn macht.

Dabei ist es nicht so, dass der Digitalisierungsprozess bei uns abgeschlossen wäre. Vielmehr befinden wir uns in einem fortlaufenden Prozess. Wir fragen uns ständig: Bei welchen Prozessen lohnt es sich, diese genauer anzuschauen, sich zu fragen, wo man Aufwand verkürzen, wo man digitalisieren kann. Wo können wir uns die Arbeit wirklich erleichtern, ohne dass das Ergebnis darunter leidet?

Diese Findungsphase ist die erste Stufe. Wir nutzen hier beispielsweise SWOT-Analysen, um das Optimierungspotenzial zu ermitteln. Wir haben aber auch gemerkt, dass wir im Vergleich zu anderen Rechtsabteilungen auf einem gar nicht so schlechten Weg sind. Immerhin setzen wir bereits eine Lösung wie winra ein und bilden dadurch unsere Dateiverwaltung, unsere Aktenablage, digital ab. Das war tatsächlich einer der größten Schritte, die unsere Rechtsabteilung in den letzten Jahren in Sachen Digitalisierung gemacht hat und die auch wirklich eine merkliche Arbeitserleichterung gebracht hat.

Sie waren als Rechtsabteilung von Messer Gastgeber des Workshops „Legal Tech in der Rechtsabteilung“. Was hat es für Sie bedeutet, diesen Workshop mit uns zu machen?

Grundsätzlich halte ich solche Veranstaltungen immer für etwas, das für die Teilnehmer einen lohnenden Mehrwert bietet. Ich finde den Austausch mit anderen Rechtsabteilungen einfach unglaublich wichtig. Es war sehr interessant, sich Redner anzuhören, die aus sehr unterschiedlichen Branchen kommen und teilweise auch eine andere Sichtweise auf die Digitalisierung haben. Insofern war der Mehrwert für mich persönlich zum einen das gegenseitige Kennenlernen und der Austausch zu dem Thema Digitalisierung und Legal Tech. Zum anderen war es spannend zu sehen, welche Anforderungen andere Unternehmen an Legal-Tech-Lösungen haben. Es ist ungemein spannend zu erfahren, wie sich andere Rechtsabteilungen den Herausforderungen der Digitalisierung stellen und wie beispielsweise ein Anbieter von Legal Tech Software wie Wolters Kluwer darauf reagiert.

In einem solchen Workshop geht es dabei gar nicht darum zu präsentieren, wie weit fortgeschritten das eine oder andere Unternehmen bereits ist, sondern darum, Denkanstöße zu liefern und eine gemeinsame Basis für einen Austausch zu schaffen. Ich glaube, das ist bei dieser Veranstaltung gut gelungen.